OKQ8:s interna beställningssystem
Dokumenterad erfarenhet av att ersätta ett internt flöde för kampanjbeställningar med en applikation som kunden äger.
Se de publicerade exemplenFör distributörer, grossister och team som hanterar order i handeln - Automatiserad orderhantering med AI
Vi utformar och bygger ett kontrollerat flöde som gör om inkommande ordermejl, PDF:er, kalkylark eller portaldata till validerade orderutkast och en tydlig kö för undantag.
Går det inte att avgränsa en tydlig pilot säger vi det innan vi föreslår någon implementation.
Där friktionen uppstår - Mönstret som återkommer i verksamheten
Systemen skiljer sig åt, men det bortkastade arbetet ligger oftast mellan inflöde, tolkning, validering, undantagshantering och ny inmatning.
- Manuell inmatning. Orderuppgifter kommer i filer och meddelanden som ser olika ut och skrivs för hand in i ett annat system.
- Fel som ingen märker. Kundreferenser, antal, adresser, priser och artikelnummer kan missas eller tolkas olika.
- Oklart vem som äger undantagen. Teamet letar i inkorgar och kalkylark för att förstå vad som väntar, vad som har fastnat och vad som redan är hanterat.
- Svårt att spåra. Originaldokumentet, de utlästa värdena, manuella ändringar och den slutliga åtgärden i systemet hänger inte ihop i en och samma spårbara historik.
Målflödet - En kontrollerad väg från källa till åtgärd i systemet
Automatiseringen sköter de repetitiva stegen. Människor behåller kontrollen över undantag och beslut som innebär en operativ risk.
- Ta emot. Samla in godkända orderunderlag från mejl, uppladdning, delad lagring, API eller en befintlig portal.
- Läsa ut. Läs ut strukturerade fält och orderrader, och spara källdokumentet för granskning.
- Validera. Kontrollera obligatoriska fält och jämför kunder, artiklar, antal och kommersiella villkor med överenskomna affärsregler och källsystem.
- Granska undantag. Skicka osäkra eller avvikande rader till en kö där en människa granskar dem, med källa och orsak synliga.
- Skapa utkastet. Skriv ett godkänt utkast eller strukturerad data till ERP-systemet, orderplattformen eller den överenskomna integrationspunkten.
- Övervaka. Logga utfall, omförsök, manuella rättelser och fel, så att flödet går att driva och förbättra.
Kontroller i produktion - Det som måste finnas runt det normala flödet
Piloten med fast omfattning innehåller kontroller för drift och granskning, så att flödet går att lita på, förvalta och granska i efterhand.
- Kontroll 1. En människa godkänner innan en order blir bindande
- Kontroll 2. Minsta möjliga behörighet till inkorgar och affärssystem
- Kontroll 3. Källdokument kopplade till utläst och rättad data
- Kontroll 4. Tröskelvärden för konfidens och tydlig hantering av fel
- Kontroll 5. Loggar, omförsök, larm och en namngiven ansvarig för undantag
- Kontroll 6. Överenskomna regler för hur länge dokument och loggar sparas och när de raderas
Pilot i produktion med fast omfattning
Riktpris 10 000–25 000 €
ca 110 000–275 000 kr
Exklusive moms och betydande användningskostnader för tredjepartstjänster. Slutlig omfattning, avgränsning, ansvar och acceptanskriterier kommer vi överens om innan implementationen börjar.
Be om en flödesgenomgångLeveranser i piloten
- Karta över flödet och undantagen
- Ett inflöde i produktion
- Regler för utläsning och validering
- Gränssnitt eller kö för manuell granskning
- En överenskommen integration mot målsystemet
- Loggning, övervakning, dokumentation och överlämning
Relevanta exempel - Publicerat arbete och erfarenhet från egna produkter
Exemplen visar närliggande erfarenhet av beställningar, produktinformation och produktmedia. Varje projekt hade sin egen omfattning.
Produktinformation för Thunderful Group
Dokumenterad erfarenhet av att samla produktdata och lägga grunden för integrationer i tre distributionsbolag.
Se de publicerade exemplenFrågor - Inför en flödesgenomgång
Godkänner och lägger AI:n order på egen hand?
Inte som standard. I piloten bestämmer vi vilka beslut som ska ligga kvar hos människor, vad som får bli ett utkast och vilka undantag som ska stoppa flödet.
Måste vi byta ut vårt ERP-system eller vår orderplattform?
Nej. Första målet är att arbeta via en säker integrationspunkt runt de system som redan gör sitt jobb.
Vad ska vi förbereda inför en flödesgenomgång?
Det räcker att börja med några typiska underlag, stegen i dagens process, målsystemet, vanliga undantag, ungefärliga volymer och den som ansvarar för verksamheten.
Börja med en flaskhals
Vilket arbetsflöde skulle ge mest nytta om det gick snabbare och med färre manuella steg?
Berätta om flödet, systemen och undantagen. Ni behöver ingen färdig kravspecifikation. Vi går igenom det och återkommer med konkreta nästa steg.